Как мы выстраивали рефрижераторную логистику: кейсы из практики ритейлера

«Холод не терпит компромиссов» — эту фразу мы повторяем в компании так часто, что она стала неформальным лозунгом. Мы — команда крупного ритейлера, работающего с поставками продуктов питания из Европы и Турции в Россию, Молдову и Украину. Хотим рассказать, как на практике выстраиваем логистику скоропортящихся товаров, с какими проблемами сталкивались и почему мы научились уважать каждый градус в рефрижераторе.

Как мы доставляли свежую клубнику из Турции: дороже любой клубничной истории

Сезон турецкой клубники — самый нервный для нашей команды закупок. В марте мы договорились с партнёрами из региона Мерсин о первых поставках свежей клубники для центральных магазинов в Москве, Молдове и южной Украине.

По документам всё было идеально: свежий продукт, сертифицированный перевозчик, термописец в наличии.

Первый тревожный звоночек — когда водитель сообщил, что на погрузке ждал 3 часа под палящим солнцем. Температура внутри рефа поднялась до +10°C. Через сутки на таможне выяснилось, что терморегистратор не пишет данные корректно — сбоит питание. Мы приняли груз, но уже на складе заметили конденсат и «потекшую» ягоду.

Итог: 27% клубники пришлось списать. Потери — более 5 000 €. После этого мы внесли в стандарты требование: при температурной логистике клубники нельзя допускать простоев более 30 минут до начала движения. А погрузка клубники в грузовик, только после её охлаждения на складе.

Ошибки, которые приводят к порче:
• Недостаточная охлаждённость перед загрузкой;
• Транспорт с неисправным термодатчиком;
• Долгий простой в зоне ожидания без запущенного холодильника.

Поставка мяса из Польши: если забыли про ветеринарку — прощай, товар

Мясная продукция идёт к нам чаще всего из Польши и Венгрии. В одном из рейсов (охлаждённая говядина) водитель выехал из Варшавы с уверенным настроем. Температура в рефрижераторе поддерживалась на уровне +1°C, документы, казалось бы, были в порядке.

Но при пересечении границы с Молдовой выяснилось, что ветеринарное свидетельство не было оформлено по новым требованиям, введённым месяц назад. Перевозчик «забыл» предупредить о переходе на новую форму документа.

Результат: 2 суток простоя на складе временного хранения. Температурный режим не был нарушен, но риск испортить охлаждённый продукт был колоссальный. Только вмешательство наших юристов спасло груз от утилизации.

С тех пор мы заключаем отдельное соглашение с перевозчиком, где чётко прописано: все документы подготавливаются по последним регламентам с проверкой за 48 часов до рейса.

Частые проблемы:
• Отсутствие пломбы или её повреждение — вызывает вопросы у инспекторов;
• Перевозчик не оформил ветеринарное сертификат — груз могут задержать и не пустить.

Фарш из Германии: товар, который нельзя остановить

Если клубника — нежная, а мясо — формально можно и заморозить, то фарш — капризный. Замороженный фарш в рефрижераторах едет к нам из Гамбурга. Мы закупаем его для переработки и фасовки на собственных предприятиях в России и Украине. Температура хранения при перевозке, стабильные −18°C.

Однажды, зимой, из-за снегопада водитель вынужден был встать на трассе в Чехии на 6 часов. Он, экономя топливо, выключил холодильник, надеясь, что и так холодно. Только на складе мы поняли, что в верхних рядах паллет температура «поднялась» до −9°C. Началось частичное размораживание.

Вывод: теперь каждый наш контракт с перевозчиком включает пункт: холодильное оборудование работает непрерывно, вне зависимости от погодных условий. Также мы обязали наличие системы контроля с удалённым доступом к термологу — чтобы мы видели данные в реальном времени.

Типичная ошибка:
Перевозчик не оформляет правильно документы, экономит на охлаждении, а в результате — весь фарш на выброс и огромные убытки.

Что теперь входит в наш стандарт выбора перевозчика

На основе всех этих историй, ошибок и потерь мы вывели для себя собственные стандарты выбора перевозчиков для температурной логистики:
1. Только сертифицированные рефрижераторы с рабочим терморегистратором;
2. Наличие полного пакета документов, включая сертификаты, ветеринарные справки и страховку;
3. Пломбировка и печати на дверях, фото фиксация до и после;
4. Система GPS и удалённый доступ к термоданным;
5. Контроль времени простоя на погрузке/разгрузке;
6. Контактное лицо 24/7 со стороны перевозчика.

Какие маршруты под особым контролем, и что в них критично?

• Турция — Молдова / Украина — Россия высокий риск задержек на таможне. Важно заранее договариваться с брокером, чтобы фура не стояла сутками.
• Польша — Россия — строгий ветеринарный контроль. Внимание к оформлению ЕАЭС-документов.
• Германия — Украина / Россия — длинный маршрут, значит важно избегать перегрузок, пересменок и двойных водителей без опыта с рефами.

Температурная логистика требует дисциплины

Нам часто задают вопрос: почему вы выбираете более дорогих перевозчиков? Ответ прост: потери от одной ошибки могут быть в десятки раз выше, чем «экономия» на логистике. Мы прошли через испорченную клубнику, забытые документы, сбитую температуру. И теперь каждая поставка для нас — это не просто доставка, это управление рисками на уровне градусов.

Истории из практики, которую нам рассказывали коллеги

Несколько лет назад один производитель фермерских сыров из Центральной Европы решил сэкономить на перевозке и нанял частника с «рефом». Оборудование для охлаждения груза оказалось неисправным: температура в пути поднялась до +12°C.

Весь товар — более 3 тонн — пришлось утилизировать по приезду. Поставки в сеть были сорваны, а контракт расторгнут, потеря денег и времени.
С тех пор у них правило: лучше переплатить за перевозку, чем платить дважды — деньгами и репутацией.

Напутствие как предостережение

В холодной логистике нет мелочей. То, что кажется незначительным на старте, оборачивается серьёзными последствиями на финише. И пока одни считают стоимость рейса в евро, другие считают убытки в тысячах.
Помните: вы можете контролировать перевозку — или последствия её срыва. Выбор всегда за вами.

Перевозка скоропортящихся товаров — как доставка льда в пустыне: всё зависит от времени, температуры и точности действий. Любая ошибка — и всё тает.

Поэтому лучше выбрать надёжного партнёра один раз, с надежным грузовиком, грамотным водителем и холодильной установкой типа Thermo King, или Carrier, чем искать виноватых каждый раз.

Перевозки грузов с температурным режимом из стран Европы, Турции — это зона, где любая мелочь важна. И если она упущена — привет, убытки.

На заметку коллегам в ритейле и дистрибуции:

Если вы только выстраиваете цепочку поставок по скоропортящимся продуктам — начинайте с людей. Тех, кто умеет работать с температурной логистикой, кто знает, как выглядит хороший термолог, кто понимает, что значит перегрузка «на обочине».

Будь то свежая клубника с Анталийского побережья, охлаждённая свинина из польской бойни или замороженный фарш из Баварии — все эти продукты требуют точности в логистике. И только правильный выбор перевозчика гарантирует, что товар дойдёт до клиента свежим, и безопасным.

Выбирайте перевозчиков, которые понимают специфику «холодной логистики». Не бойтесь задавать вопросы, требовать документы, контролировать процесс перевозки. Потому что, когда дело касается молочной продукции, мяса, заморозки или овощей, по-настоящему экономит тот, кто платит не меньше, а адекватно, профессиональным перевозчикам за качественные транспортные услуги.

Что ещё нужно делать с перевозчиками: обсуждайте маршрут заранее. Настоящие специалисты по холодной логистике подскажут, как избежать рисков. Выбирайте перевозчиков с системами мониторинга. Это может быть телематика с выводом на ваш смартфон или даже простая регулярная отчётность по WhatsApp.

Что ещё сделать обязательно: оформляйте страхование на полную стоимость груза. Уточняйте, какие случаи покрываются. Оформляйте полис с оговоркой на «температурные риски». Уточняйте, кто несёт ответственность за порчу скоропортящегося товара и как оформляется акт приёмки груза с температурным контролем. Работайте со страховыми, которые специализируются на логистике.

На что обратить внимание: уточняйте заранее у транспортной компании и у водителя грузовика, какие документы будут оформлены, кем, и на каком языке. Договор должен быть понятным и конкретным, с чёткими условиями ответственности.

Что делать: требуйте документы на рефрижератор, уточняйте марку установки (Carrier, Thermo King и т.п.), запрашивайте фото холодильного блока и термограмму (журнал температуры по маршруту). Уважающие себя перевозчики готовы предоставить все эти данные

С кем не нужно работать: Не работайте с перевозчиками без рекомендаций, и с теми, которые не знают особенности документации для перевозок продуктов питания, будьте требовательны к исполнителям, особенно если речь идёт о ЕС, СНГ, Турции, Китае или странах Персидского залива.

И в завершении: Если вы — поставщик, перевозчик или логист, который работает с такими маршрутами — будем рады поделиться опытом и услышать ваши кейсы. Мы продолжаем учиться на практике — и знаем, что каждый новый рейс может стать либо кейсом успешной доставки, либо уроком на десятки тысяч евро.